Zeitmanagement & Arbeitsmethodik

Zeitmanagement & Arbeitsmethodik

Schluss mit Stress, Zeitnot, Unordnung und Demotivation.

Zeit zu managen ist eine Basisfertigkeit, um die eigene Lebensqualität zu erhöhen, Stress zu reduzieren und persönliche Ziele zu erreichen. Es gibt viele Tipps und Tricks rund um Zeitmanagement. In diesem Newsletter möchte ich Euch die bewährte ZPO-Formel vorstellen:

Die ZPO-Formel

Drei Begriffe- zugleich Gedanken oder Zitate – vermögen im Zusammenhang mit Zeitmanagement und Arbeitsmethodik wichtige Erkenntnisse vermitteln:

Z wie Zielsetzung:

 Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist k e i n Wind ein günstiger. Seneca

Wir kennen die Worte: Wer das Ziel nicht kennt, der den Weg nicht weiß (Morgenstern), oder: Wenn wir nicht wissen, wo wir hinwollen, dürfen wir uns nicht wundern, wenn wir „ganz woanders“ ankommen.

P wie Planung

Als ich merkte, dass von Leuten mit gleichen Fähigkeiten, die einen sehr reich und die anderen sehr arm waren, schien mir eine Untersuchung wert, wie das kommt. Da stellte sich und heraus, dass das ganz natürlich zuging. Wer nämlich ohne Plan handelte, an dem rächte es sich; wer sich aber mit angespanntem Verstand bemühte, der arbeitete schneller, leichter und gewinnbringender.  Sokrates

 Planung ist gedanklich vorgeleistete Arbeit, also geistiges Kapital. Dieses Kapital kann eingesetzt werden und kann sich verzinsen: in mehr Zeit, in mehr Geld, letztlich vor allem aber in mehr Erfolg. Planung bedeutet, die Zukunft geistig vorwegzunehmen, in Alternativen zu denken sowie Chancen und Gefahren zu erkennen, bevor sie eintreten: Planung, Vorbeugung und Vorbereitung entstresst und beruhigt!

O wie Ordnung

 Gebraucht der Zeit, sie eilt so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt Euch, Zeit gewinnen. (lässt Goethe Mephisto zu Faust sprechen)

 Zum (relativen) Zeitgewinn bedarf es noch eines weiteren Prinzips, der Ordnung, hierzu gehört auch die Schriftlichkeit! Ordnung hilft uns, (mehr) Zeit zu gewinnen. Ordnung hilft uns, mehr aus der Zeit zu machen, die uns zur Verfügung stehende Zeit erfolgreicher zu nutzen, insbesondere wenn wir wissen, wofür für welche Ziele – wir das Mehr an Zeit verwenden wollen.

PLANUNG MIT SYSTEM
Praktische Tipps für den Büroalltag

• Beachte den obersten Grundsatz der Planung: Plane schriftlich
• Erstelle einen Wochenplan am Ende Deiner Arbeitswoche. Mache dies zu Deiner Gewohnheit und nutze dabei die ALPEN-Methode (Aktivitäten auflisten – Länge festlegen – Pufferzeiten kalkulieren – Entscheidungen treffen – Nachkontrolle durchführen)
•  Plane Deine Woche realistisch! Pufferzeiten einhalten (60:40 % Regel)
• Setze immer Prioritäten!  Teile Jede Aktivität einem Quadranten der Time-Matrix zu (Q1-Q2-Q3-Q4)
• Vorfahrtsregel:  Tue immer das Wichtige vor dem Dringenden! Reagiere nicht ständig auf das Dringliche!
• Beginne den Tag positiv! Schaffe Dir ein Erfolgserlebnis durch einige Tätigkeiten, die Dir leicht von der Hand geht, denn „Erfolg schafft Erfolg“ und setzt positive Energie frei.
• Beachte Deine persönliche Leistungskurve!
• Schaffe Dir ungestörte Zeitblöcke die sogenannte „STILLE STUNDE“ für wichtige Tätigkeiten mit hohen Anforderungen an Deine Konzentration! Rückrufe einplanen, bündeln und einhalten.
• Wichtiger Grundsatz: keine Planung ohne TERMIN! Stelle Dir immer die Frage: Wann erledige ich den Vorgang? Nutze dabei die Aufgabenliste von Outlook.
• Führe nur eine Aufgabenliste!
• Portioniere unangenehme Tätigkeiten in kleine, leicht verdauliche „Happen“
• Bündle gleichnamige Tätigkeiten (wie E-Mail, Telefonate, Gespräche usw.)
• E-Mails bearbeiten und nicht sichten. Jedes E-Mail ist eine Entscheidung.

Weitere Tipps zum Thema Zeitmanagement im nächsten Newsletter!

Helga Niederstätter

work smart, not hard