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Steigern Sie Ihre Produktivität

„Ich bin nicht das Produkt meiner Umstände. Ich bin das Produkt meiner Entscheidungen.“ Stephen R. Covey

Das Handy klingelt, ständig wird uns der Eingang neuer E-Mails angezeigt – auf allen Kanälen stürzen neue Informationen und Reize auf uns ein. Wie oft haben wir das Gefühl, uneffektiv zwischen den Dingen hin und her zu springen und nichts hundertprozentig zu machen.

Um Leistung zu erbringen und erfolgreich zu sein, ohne dabei krank zu werden, müssen wir, unsere Aufmerksamkeit und Energie bündeln und lernen mit unseren Entscheidungen wählerisch umzugehen. Intelligent arbeiten, um mehr zu erreichen, das ist das Ziel von Prioritäten setzten.

Erfolgreich “Prioritäten setzen” und dabei produktiv zu sein,  bedeutet bewusste Entscheidungen zu treffen, beruflich und privat. Prioritäten bestimmen unsere Planung und unsere Handlung.  Jeder muss sich bewusstmachen, dass wir selbst für die Einteilung der Zeit und für die Dinge, die wir weglassen wollen, verantwortlich sind.

Damit wir uns im Alltag nicht verlieren, müssen wir wissen wie unser Gehirn funktioniert. Warum reagieren wir so gerne auf dringende und unmittelbare Aktivitäten? Stress hemmt das Frontalhirn, handeln statt denken ist die Devise. Der bekannte Emotionspsychologe Joseph LeDoux beweist anhand von neurowissenschaftlichen Studien, dass jede Form von Aufmerksamkeit das Ergebnis der Interaktion zweier Hirnteile ist: das kognitives System (Neocortex) und das emotionale System (Limbische System).

Das Limbische System ist unser emotionales Bewertungssystem, welches unbewusst, schneller und aufs Überleben fokussiert ist und somit bei unseren Entscheidungen eine große Bedeutung hat.

Der präfrontale Kortex steuert Achtsamkeit, Konzentration, Hemmung oder Unterdrückung von Impulsen und Instinkten sowie die sozialen Beziehungen und sogar das moralische Verhalten.

Die Organisation des emotionalen Gehirns ist weit einfacher als des Neokortexes und viel primitiver als der Neokortex. Bevor der Neokortex die Analyse abschließen kann, hat das emotionale Gehirn ausgehend von den Informationen, die Überlebungsreaktion ausgelöst, die ihm am geeignetsten erscheinen. Auf den Büro-Alltag bezogen heißt dies unser „denkendes Hirn“ einschalten und unseren Impulsen mit Achtsamkeit und Disziplin entgegensteuern.

Pause – Klären – Entscheiden – das hilft uns nicht unmittelbar auf Störungen zu reagieren, sondern zu agieren und damit bewusst eine Entscheidung zu treffen.

Wir müssen lernen Wichtiges von Dringenden zu unterscheiden. Wichtig ist nicht immer dringend, und dringend heißt nicht immer wichtig. Dringend heißt, etwas bedarf sofortiger Aufmerksamkeit – jetzt! Dringende Angelegenheiten sind gewöhnlich sichtbar und bedrängen uns und bestehen darauf, dass wir handeln. Diese Aufgaben machen uns bei anderen beliebt, sind häufig angenehm und leicht, aber sie sind so oft unwichtig.

Wichtigkeit hat dagegen etwas mit Ergebnissen, mit Ihren Zielen und unserer Zukunft zu tun. Wenn was wichtig ist, trägt es zu unserer Lebensaussage, unseren Zielen und Werten bei. Wir reagieren auf dringende Angelegenheiten. Wichtige Aufgaben, die nicht dringend sind, erfordern mehr INITIATIVE. Wir müssen agieren um die Chanchen zu ergreifen, um etwas in Gang zu setzen. Unser Verhalten leitet sich von unseren Entscheidungen ab, nicht von den gegebenen Bedingungen oder Umständen.

Die wichtigsten Grundregeln und Erkenntnisse zur Prioritätensetzung lauten:

  • Fragen Sie sich: Habe ich ein gefülltes oder erfülltes Leben
  • Machen Sie das Wichtige und reagieren Sie nicht auf das Dringende
  • Stellen Sie ein Stopp-Schild auf: Pause – Klären – Entscheiden
  • Entwickeln Sie eine gemeinsame „Prioritäten-Kultur“ im Team
  • Arbeiten Sie jeden Tag an einer wichtigen, langfristen Aufgabe
  • Planen Sie wöchentlich und geben Sie Ihren Prioritäten einen fixen Termin
  • Seien Sie proaktiv: Ergreifen Sie die Initiative und übernehmen Sie Verantwortung, Dinge zu gestalten.
  • Be a player not a victim!