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22. Juni 2018

7 Tipps für mehr Produktivität im digitalem Zeitalter

Die Digitalisierung wird bis 2035 große Umbrüche mit sich bringen, zeigt eine neue Studie. Im digitalen Zeitalter stehen wir zur Zeit vor drei Herausforderungen:

  1. Wir treffen mehr Entscheidungen
  2. Unsere Aufmerksamkeit ist unter Dauerbeschuss
  3. Wir leiden unter einer persönlichen Energiekrise

Eine komplizierte und hektische Welt sehnt sich nach Vereinfachung. Das wird den meisten Menschen immer wieder klar, wenn sie ihren Arbeitsplatz betrachten.

Wie produktiv arbeiten Sie? Testen Sie sich selbst 

ja nein
Löst bereits der Blick in Ihr digitales Postfach Stress bei Ihnen aus?
Landen ständig neue Nachrichten im Posteingang, während Sie kaum mit der Beantwortung der alten vorankommen?
Vergeuden Sie ihre Zeit mit dem Suchen von Dateien und Dokumenten?
Findet sich Ihre Arbeitsplatzvertretung/Chef in Ihrem Ordnungssystem zurecht?
Neigen Sie dazu, Ihre E-Mails ständig abzurufen, um nichts zu verpassen?
Beansprucht ihre tägliche Informationsflut viel Zeit?
Kommen Sie mit Ihrem elektronischen Zeitplansystem zurecht?
Lassen Sie gerne für eilige Sachen sehr schnell alles stehen und liegen?
Haben Sie mehrmals mit Ja geantwortet? – dann lesen Sie weiter!

 

7 Tipps für weniger digitalen und mentalen Stress    

  1. Optimieren Sie ihr Entscheidungsmanagement. Es gibt in der Realität keine Zeitprobleme, sondern nur Probleme mit Prioritäten richtig zu setzen. Erfolgreiches Zeitmanagement ist konsequentes Prioritäten setzen. Prioritäten zu setzten bedeutet vor allem eine Entscheidung zu treffen, sich täglich neu für das zu entscheiden, was man vor allem anderen tun will oder muss. Wir sollten lernen unsere Fähigkeit in drei Bereichen zu verbessern: Entscheidungsmanagement – Aufmerksamkeitsmanagement – Energiemanagement.
  2. Tue das Wichtige vor dem Dringenden. Unterscheiden Sie zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit und arbeiten Sie jeden Tag an einer wichtigen langfristigen Aufgabe.        Wichtig ist, was Sie ihrem Ziel näherbringt. Wichtige Dinge sind unaufdringlich und meistens nicht terminisiert, deshalb geraten Sie leichter in Vergessenheit.              Dringend ist, was ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert!
  1. Digital arbeiten und frei sein. Alle Dokumente, Notizen, Ideen, Aufgaben und Termine im Griff. Nutzen Sie Ihr elektronische Zeitplanbuch und arbeiten Sie mit einem System. Die Tages- und Wochenplanung sind Werkzeuge, Ihre Zeit so zu strukturieren, dass Sie sie optimal für Ihre eigenen Ziele nutzen können. Während bei der Tagesplanung das Erledigen von dringenden Aktivitäten im Vordergrund steht, ist die wöchentliche Planung auf wichtige berufliche und persönliche Ziele fokussiert.
  2. Digital organisiert. Emails effizient verarbeiten, terminieren oder klare To-Do’s anlegen:
  • Löschen oder werfen Sie es weg
  • Arbeiten Sie mit Regelassistenten
  • Erledigen Sie es sofort, wenn es nur 5 min. braucht
  • Wandeln Sie Ihr E-Mail um in das was es ist
  • Geben Sie Ihren E-Mail einen Termin zur Nachverfolgung
  • Achten Sie auf die “Ein-Klick-Regel” – Nimm alles nur einmal zur Hand
  • Legen Sie Dokumente (Anlagen) umgehend ab
  1. Digitale Ordnung mit System. Gliedern Sie Ihr Ablagesystem logisch – auch digital Ohne eindeutige Ordnungsstrukturen wird die Suche nach Dokumenten frustrierend. Hier schafft ein praxisnaher, individueller Aktenplan und standardisierte Ablauforganisation Abhilfe.  Entwickeln Sie im Team eine einheitliche und abteilungsübergreifende Ablagestruktur. Sortieren Sie die Dateien Ihrer Festplatte und Cloud nach denselben Kriterien wie Ihr Papier-System.
  1. Umgang mit Störungen. Lassen Sie sich keine Zeit rauben. Um Störungen gezielt zu beseitigen, ist ein Bestandsaufnahme aller Störungen der beste Weg. Reflektieren Sie Ihren Umgang mit digitalen Medienkonsum, lernen Sie freundlich und bestimmt Nein zu sagen und orientieren Sie sich dabei immer an Ihren Prioritäten.
  2. Brennen Sie nicht aus! Führen Sie ein Leben in ständiger Eile und dauerhaften Getriebenen? Wo stehen Sie gerade in Ihrem Beruf und in Ihrem Leben. Nehmen Sie sich genug Zeit für das Wichtigste – Sie selbst? Selbstsorge ist keineswegs egoistisch, sondern dient der Erhaltung der eigenen Lebenskraft und Lebensfreude. Achten Sie auf Ihre mentale und physische Energie!